Çağımız artık her işi yaparım veya ne iş olursa yaparım çağı değil. Kişiler, ekipler, kuruluşlar, holdingler, ülkeler, hatta ekonomik amaçla bir araya gelmiş ülke toplulukları bile iyi yaptıkları işe konsantre olup, yapmak istemedikleri işleri dışarıdan temin etmeye başladılar. Hangi çalışana bakarsanız, bir iş kolunda uzmanlaşmak amacıyla çalışıyor. Her kuruluş en iyi yaptığı iş alanında yatırım yapıyor, iş geliştiriyor, know-how üretmeye yöneliyor. Kimi ülkeler elektronikte, kimi ülkeler gıda alanında, kimi ülkeler turizmde, kimi ülkeler tekstilde daha kaliteli ve ucuz üretim yaparak, serbest ekonominin en temel rekabet unsurunu gerçekleştirmeye çalışıyorlar. Global ticaret artış oranının her yıl küresel fert başına milli gelirden daha fazla oranda arttığı bir ortamda yaşıyoruz. Gelişmiş ülkelerin tümünde ve bazı gelişmekte olan ülkelerde, fert başına milli gelir artarken, tüketim maddelerinin birim fiyatlarının düştüğünü, ancak yeni tüketim yöntemlerinin ve ürünlerin ortaya çıktığını görüyoruz. Bu baş döndürücü üretim-tüketim ortamında, ürettiğimiz ürünü veya verdiğimiz hizmeti elimizden kaçırmamak için yaptığımız işe daha fazla konsantre olmak zorundayız.
Bir işte başarılı olmak için sadece ihtisaslaşmak veya iyi yapmak yeterli olmayacaktır. Bizim iyi yaptığımız işi, rakiplerimiz de en az bizim kadar iyi yapacaklardır. Teknolojiyi kendi içimizde bile geliştirsek, rakiplerimiz çok daha ucuz bir yolla aynı teknolojiyi kopyalayacak ve daha az bir maliyetle kendilerine mal edecek, hatta bizim harcadığımızdan daha az bir harcamayla geliştirecek ve rekabet avantajı bile sağlayacaklardır. İş geliştirme pazarda ayakta kalmanın tek yoludur. Yıllarca önce bir sanayici dostum bana “sanayicilik bisiklete binmek gibidir, pedal çevirmezsek düşeriz “ demişti. Günümüzde ürün ve hizmet üretimi sadece pedal çevirmekle sağlanamıyor, yanınızdaki bisikletçiden daha hızlı pedal çevirecek aynı zamanda vites de değiştireceksiniz.
Lojistik hizmetleri sunan kuruluşlarda kendilerini ihtisaslaştırarak, elemanlarını ve teknolojilerini geliştirerek, benzer hizmeti veren kuruluşlardan daha önde olmak zorundadır. Hizmet verme yöntemlerimiz ve kalitemiz bizler için en iyisidir, en doğrusudur. Değişikliği aramadığımız sürece doğrusu bizim yaptığımız, yani bizim doğrumuzdur. Dünya sadece çalışma odamızdan, iş yaptığımız depodan, yönettiğimiz filonun aktivite alanından ibaret değildir. Dışımızda her an etki alanımıza girmeye çalışan, ulusal veya uluslararası ölçekte rakiplerimiz olacaktır. Yaptığımız işleri bir de onların bakış açılarıyla görmek, onların yaptıkları işleri de bizim bakış açımızdan incelemek zorundayız. Yani bizim doğrumuzu rakiplerimizin doğruları ile karşılaştırmak zorundayız. Göreceğiz ki hepsi doğru, ama bazıları daha doğru çıkacaktır.
Bu karşılaştırmaya kıyaslama, endüstri tanımıyla “benchmarking” diyoruz. Benchmarking sektörde lider olan kuruluşların ürünlerini, hizmetlerini, operasyonlarını ve iş sonuçlarını ölçerek kendi iş sonuçlarımızın da onların üzerine çıkartılması amacıyla yapılan karşılaştırma işlemidir. Bu işlemin sürekli yapılması, rasyonel olarak ölçümlenmesi, iş geliştirilmesine odaklanması, gelişmenin raporlanması gerekmektedir. Ölçümlemenin sadece süreç sonuçlarına, yani son ürüne veya hizmete değil, iş sürecinin tamamına uygulanması zorunludur. Ürün ve sonuç karşılaştırması aynı sektörde olan kuruluşlarla yapılabileceği gibi; süreç karşılaştırmaları başka sektördeki en iyi kuruluşlarla da yapılabilmektedir. Bu arada her dönemde karşılaştırma yapılacak olan kuruluşların da değişebileceği unutulmamalıdır. Bu işlem bizim rakiplerden ne kadar iyi olduğumuzun bir ölçüsü olmaktan çok, olabileceğimiz kadar iyiye gitmenin bir metodu olmalıdır.
Benchmarking işlemi rakiplerimizin bilgisini aramaktan önce kendi bilgilerimizi temin etmekle başlar. Her şeyden önce bizim için kritik başarı faktörü olacak, yani karşılaştırma yapacağımız faktörlerin belirlenmesi gerekmektedir. Kuruluş içinde yapılacak bir ön çalışma ile yaptığımız işi daha iyi yapacak ve geliştirildiği zaman bize hizmet kalitemizde artış getirecek, uygulandığı zaman maliyetlerimizde avantaj yaratacak faktörlerin neler olduğunun herkes tarafından bilinmesi şarttır. Bu amaçla süreçlerimizin analizi ile ölçümleme noktalarının, toplanacak bilgilerin tespiti yapılmalıdır. Bu ölçümlemelerde elle bilgi toplamak yerine bilgilerin otomatik toplanacağı bilgi sitemleri veya iletişim alt yapısının kurulması da önemlidir. Başlangıç olarak aşırı otomasyona kaçmadan bilgisayar ortamında kayıt tutulması, bar-code uygulamaları, tekrar edebilecek bilgi girişlerinin teke indirilmesi, sistemlerin konuşur durumda olması, hatta skor kartlarının kullanılması gibi metotlar uygulanmaktadır. Üst yönetim bu işlemin bir çalışan verimi ölçme işlemi olmadığını çalışanlarına kabul ettirmek zorundadır.
Şimdi işimiz sektör ve rakip bilgilerinin toplanmasına gelmiştir. Bilgi günümüzde en kıymetli hammadde ve en pahalı üründür. Sektörde çalışan kuruluşların hammadde girdisi yapmadan ürün üretmeleri olası değildir. Yapılacak iş bizim için hammadde olan ancak diğerleri için ürün olan bilgiyi paylaşmaktır. Hep söylediğim gibi bilgi paylaştıkça çoğalmaktadır. Tek taraflı bilgi toplamak sanayi casusluğudur ve etik değildir. Doğru olan ihtiyacımız olan bilginin takas edilmesidir. Tek tek rakiplerimizin veya iş ortaklarımızın kapısını dolaşıp bilgi isteyemeyeceğimiz göre, bu amaçla kurulmuş olan dernek oda veya birlikleri devreye sokmak gerekir. Lojistik sektöründe de bu amaçla faaliyet gösteren dernekler vardır. Derneklerde seçimlerle gelen ve padişahlık sistemine benzememesi için birer dönem çalışmasını tavsiye ettiğim yönetim kurullarının yanında profesyonel kadrolar vardır. Bu kadroların bir görevi de üyeler ait kurumsal bilgileri derleyip sektörel bazda benchmarking yapılacak referans bilgilerini sunmak olmalıdır. Bu çalışma yapılırken her firmanın ne zaman hangi bilgiyi vereceği hep birlikte tespit edilmeli, bilgilerin hangi formatta konsolide olup, detay özelliğinin yok edileceği, hangi kuruluşlara gönderileceği ve hangi yayın organlarında halka mal edileceği belirlenmelidir. Öncelikle basit bilgilerden başlayan bu çalışma daha sonra iyileştirmelere baz teşkil edecek şekilde detaylara indirilebilir. Derneklere bu çalışmaları başlatmalarını tavsiye ediyorum.
Lütfen yaptığınız işleri daha farklı yapma konusundaki Dünya trendinin bir parçası olunuz. Değişim için bilgilenme konusundaki ihtiyacınızı yok saymayınız. Bilgi ihtiyacınız için istemeye açık olunuz, istemekten çekinmeyiniz. Bilgi diye kendimize sakladığımız her şey artık kullanım değeri kalmayan eski para gibidir. Ancak üretildiği dönemde geçerlidir. Rekabet avantajı yaratan bilgi, düne ait bilgi olamaz bunları saklamayın. Rekabet, rakibinizde olmayan ancak henüz sizin de kullanıp eskitmediğiniz bilgi ile sağlanabilir. Aldığımız kadar vermesini de öğrenmenin zamanıdır bugün. Korkmayın ve korkutmayın.
Sevgiyle, sağlıkla, mutlulukla kalınız. Yüreğinizden umut, gözlerinizden ışık, dudağınızdan gülüş eksilmesin.
Atilla Yıldıztekin
Hazırlayan: Ezgi GENÇ, Uşak Üniversitesi Lojistik Yönetimi Öğrencisi, Lojistikçilerin Sesi Proje Koordinatörü
