Bir an için düşünün, depolarımız elastik olsaydı. Enine, boyuna ve yüksekliğine ihtiyacımız olduğu kadar kısaltıp uzatabilseydik. İçindeki rafların sıra aralıkları, yükseklikleri kolayca ayarlanabilseydi. Bir depo yöneticinin işi ne kadar kolaylaşırdı. Gerçekten de bazı kuruluşların depo yöneticiler depoları esneyebilir gibi depo yönetmektedirler. Bir fabrika planlanırken depolar genellikle küçük hesaplanır. İş kapasitesinin artacağına değil de başlangıç kapasitesi için depo hacımı hesaplanır ve projelendirilir. Zamanla üretimin artması ile daha fazla hammadde ve mamul stoklan ması için depo ihtiyacı artar. Bu durumda yeni depo yapımı bir çözümdür ancak ilk akla gelen şey depoların daha ekonomik kullanımı olacaktır. Böylece depolara daha fazla mal yerleştirilmeye başlanır. Raflar yükseltilir, malzemeler üst üste dizilmeye başlanır, raf aralarına malzemeler konur, indirme , bindirme ve paketleme alanları kullanılmaya başlanır. Dış faktörlerden etkilenmeyecek malzemeler depo dışına alınır. Aranılan malzeme bulunamayacak hale gelir. Kaos diye nitelendireceğimiz dönem başlar.
İçinde yaşayanların yavaş yavaş hissetmeden girdikleri ve fark etmeden içinde yaşadıkları bu sorunlu devre dışarıdan bakan bir göz tarafından kolayca görülür. Bakılacak ve görülecek belirtiler şunlardır.
Karışık raf sıralaması
Üst üste konmuş malzemeler
Yüklemede veya boşaltmada karışıklık
Çok fazla manuel işçilik
İndirme-rafa koyma ve raftan alma bindirme sürecinin uzaması
Uzman elemanların basit işlerde kullanılması
Mal hasarlarında ve kayıplarda ve hurdalarda artış
Yer numaralarında karışıklık
Depo içinde yürüme mesafesinde uzama
Deponun Kirliliği
Fazla sayıda işçi çalışması ve vardiyalar
Bu belirtilerden her biri depoların olması gerekenden daha fazla doldurulduğunun göstergesidir. Her biri depolama maliyetlerinin artmasına neden olmaktadır. Depolarda fazla doluluğun ideal oranı % 85 dir. Bu oran depoda kullanılan efektif hacımın toplam kullanılabilecek efektif hacıma oranı olarak belirlenmektedir. % 81 aşan her oranda verimsizlik başlar ve bu verimsizlik doluluk oranı % 100 e ulaştığı anda üretkenliği % 25 azaltacak bir noktaya ulaşır. Bu yaptığımız işte müşteri memnuniyetini azaltıcı, iş kaybettirici ve zarar yaratıcı bir olgudur. Doluluğun yaratacağı yukarıda belirtilenlerin içinde saklı maliyetler de ilave olarak kar zarar hesabımızı olumsuz olarak etkiler.
Dolmaya dönük belirtiler veren bir depo için sürekli doluluk oranlarının ölçülmesi bunu destekleyecek kritik performans göstergelerinin de tanımlanması ve ölçülmesi gereklidir. Yeni bir depo inşaatına karar vermek kolay değildir. Her şeyden önce inşaat alanına gereksinme vardır. Bu alanın depo olarak kullanımı için izin alınması, iki deponun birlikte çalıştırılması için araya geçit yapılması, inşaat karmaşası görünen sorunlardır. Yapılacak deponun maliyeti yapıldığı an büyük oranda boş kalacak olması yeni eleman alınması gibi sorunlar söz konusudur. İşler bu raddeye gelmeden önce yapacak şeyler alınacak tedbirler vardır.
Birinci emniyet supabı öncelikle uzun süre depoda bekleyecek stok devir hızı düşük olan yavaş hareketli malzemelerin başka depolara outsource edilmesidir. Yakınlarda bulunacak bir depoda metrekare veya raf başına yapılacak bir anlaşma en ekonomik çözümdür. İkinci çözüm ise yavaş hareketli malzemelerin depo dışına park alanına konacak kullanılmayan konteynerlere veya eski dorselere konulmasıdır. Devir hızı düşük olan malzemeler kolayca bu ortamlarda saklanabilecektir.
Depoların düzgün yönetimin birinci şartı stok lokasyon sistemi kullanmaktır. Bugünün komputer teknolojisi uygulanmadan bile önce stok kartları ve bu kartlar üzerinde yer lokasyon bilgileri kullanılmaktaydı. Herkesin kolayca anlayabileceği, sıraları, raf bloklarını, raf yüksekliklerini ve raf gözlerini alfa-nümerik tanımlayan kod sistemleri bilinmekteydi. Rakamların ve harflerin birlikte kullanımı hata oranını azaltmaktaydı. Bu uygulamada sabit lokasyon sistemi (FLS) kullanılmıştır. Her malzemenin raf numarası uzun süre değişmeyecek şekilde bellidir. İndirilen malzeme o göze konur alınacak olan da o gözden alınır. Depoda çalışanlar o yeri bilir ve genellikle kafalarından malzemeyi bulabiliriler. Bu sistemin dar boğazları bazı rafların tıka basa dolu olmasına karşılık bazı raflarında boş kalmasıdır. Zamanla malzeme hareket hızları değişen malzemelerin hatalı yerde kalmalarına neden olmasıdır. Malzemenin tek lokasyonu olması nedeniyle indirme ve bindirme operasyonlarında verimsizliğe neden olmasıdır.
Günümüzde bilgi teknolojilerinin gelişmesi ile rasgele lokasyon sistemi (RLS) devreye girmiştir. Bu sistemde malzemelerin ve lokasyonların bar kodlu olması ve el terminalleri ile çalışılması gerekmektedir. Gelen malzemelerin araçlardan indirildiği an en yakın raflara ve rafların tamamına yakın kısmını dolduracak şekilde konulması bilgisayar tarafından önerilir. Böylece indirme alanında işler hızlı bitirilir. İşi biten elleçleme ekibi ikinci adım olarak yine bilgisayar tarafından önerilen ve bir rota planlaması ile listelenen ikinci kademe yerleştirme işine başlarlar. Bu yerleştirmede esas hızlı hareket eden malzemelerin sevkıyat alanına yakın yavaş hareket edenlerin uzak olarak ve sevkıyat alanına en yakın rafların tamamen doluluğunu sağlayarak konulmasıdır. Böylece sevk anında kısa sürede malzemeler toplanacaktır. Malzeme kabul ve malzeme sevk zamanları dışında çalışanların yapacağı bir iş yaratılmış olacaktır. Bu sistemde benzer malzemelerin yan yana konulması gerekmemektedir ancak belirli adetlerde sevk edilen malzemeler o adetlerin katları olarak tek lokasyona yerleştirilmelidir. Birlikte takım yapan malzemelerde yakın noktalarda yer almalıdır.
RLS Malzeme lokasyon sistemi aynı zamanda stok sayımı olarak da kullanılmakta ve hataların bulunmasına yaramaktadır. Malzeme toplayıcıları ellerindeki toplama emirlerinde yazılı adetlerdeki malzemeyi belirlenen gözden aldığında geride kaç tane kalması gerektiğini de göreceklerdir. Bu da kabul ve sevkiyat dışındaki zamanlarda otomatik stok sayımı gibi değerlendirilip hataların azalmasını ve dolayısıyla müşteri memnuniyetinin arttırılmasını sağlayacaktır. Böylece depolarımızın daha verimli kullanılmasına bir parça olsun dikkatinizi çekmeyi arzu ediyorum.
Sevgiyle, sağlıkla, mutlulukla kalınız. Yüreğinizden umut, gözlerinizden ışık eksilmesin.
Atilla Yıldıztekin
Düzenleyen: Ezgi GENÇ, Uşak Üniversitesi Lojistik Yönetimi Öğrencisi, Lojistikçilerin Sesi Proje Koordinatörü
