- Ürünlerin gelişi güzel atıldığı,
- Ucuz iş gücü ve vasıfsız personelin görev aldığı,
- Her geleni alan, her istenileni veren,
- Koy dursun lazım olur düşüncesi ile yönetilen ahbap çavuş ilişkisinin vazgeçilmez olduğu, çalışanların kendilerini değersiz hissettiği bir bölüm değildir.
En büyük maliyet kalemlerden bir tanesi neden insandır ? Son zamanlarda nereye baksanız Endüstri 4.0 konuşuluyor, özellikle cirosu büyük zihniyeti küçük, büyüdüğününü zannetmiş lakin obezite seviyesinde şişmanlamış şirket yöneticileri konferanstan konferansa gidip şirketlerindeki teknolojiden bahsedip deneyimlerini paylaşıyorlar.
Gelin neden insana yatırım yapmanız gerektiğini küçük bir örnekle anlatayım.
1 milyon değerinde bir aracınızın olduğunu düşünün bir petrol ofisine girdiniz anahtarı pompacı diye tabir edilen personele verip fulle dediniz, bir tık uzaktaki marketten bir kola alıp çıktığınızda aracınıza yanlışlıkla dizel yerine benzin koyulduğunu fark ettiniz ne yaparsınız?
Çokta yapacak bir şey yok aslında araç servise gider, pompa, depo temizliği yapılır aracınıza mazot koyulur ve yolunuza devam edersiniz.
Bu aracı üreten firmanın teknolojisini düşünün ve o araca benzin koyan petrol ofisinin ciro büyüklüğünü hayal edin teknoloıjiyi yalayıp yutmuş olmaları gerekirken asgari ücretle çalışan bir personel istediği taktirde tüm sistemi sabote edebilecek durumda, işte tamda bu yüzden akıllı olan sistem değil teknolojiyi yöneten insandır diyorum, yatırımı önce insana sonra o teknolojiye yaparsanız asla zarar etmezsiniz.
Araca mazot yerine benzin koyulmaz diye iddia eden varsa lütfen beni bulsun, istediğimiz taktirde o depoya neleri koyabileceğimizi hayal bile edemezsiniz.
RAKAMLARIN KONUŞTUĞU DEPOLARDA BAŞARI DAİM OLUR.
DEPO KPI ÖRNEKLERİ
• Kutu doldurma oranı kutunun içindeki ürünlerin hacmi/kutunun iç hacmi
• Kayıt doğruluk oranı operasyonlar sırasındaki hatalı kayıtlar / toplam kayıt işlemleri
• Eksik SKU oranı depo sayımı sırasında eksik çıkan kalem sayısı / toplam ürünlerin kalem sayısı
• Fazla SKU oranı depo sayımız sırasında fazla çıkan kalem sayısı / toplam ürünlerin kalem sayısı
• Sipariş elleçleme oranı belli bir periyotda yerleştirilen ve toplanan sipariş kalem sayısı/ birim toplama elemanı
• Sipariş bekleme süresi siparişin depoya geldiği andan sevke hazır hale gelmesine kadar geçen süre / birim sipariş kalemi
• Ürün bekleme süresi siparişin depoya geldiği andan sevke hazır hale gelene kadar geçen süre
• Müşteri başına sipariş bekleme süresi müşterinin siparişinin alındığı zaman ile sevke hazır hale geldiği süre içinde bekleme süresi
• Sevk doğruluk oranı sevk edilen ürünlerde hatalı sevk edilen sipariş kalem sayısı/ toplam sipariş adedi
• Depo hasarları depo içinde elleçleme sırasında hasarlanan ürünlerin sayısı ve ürün değeri / toplam ürün sayısı ve toplam ürün değeri
• Depo içi hasarlı ürün oranı depo içinde operasyonların yapılması süresinde hasar gören ürün tutarı / toplam depo ürün tutarı
• İş kazaları adedi belli periyotlarda meydana gelen iş kazalarının sayısı
• Kazasız gün sayısı son kazadan günümüze kadar geçen kazasız gün sayısı
• Stok devir hızları SKU başına her ürün cinsinin yıllık sevk tutarı/ ortalama aylık stok tutarı,
• İşgücü verimi depo içinde elleçleme ile ilgili olarak harcanan zaman / toplam çalışma süresi
• Çalışanların verimi boşta geçen iş saati / toplam çalışma süresi
• Hatalı işlem oranı depo içinde yapılan hatalı toplama sayısı /çalışanlar
• Forklift kullanım saati forkliftin hareket halinde olduğu süre/ toplam çalışma süresi
• Depo hacim kullanım oranı depo içinde kullanılan hacım / toplam depo hacmi
• Raf kullanma oranı depo içinde dolu olan rafların sayısı/ toplam raf sayısı
• Navlun maliyeti/Senelik Fatura bedeli kdv öncesi
DEPOLARDA ABC ANALİZİ
ABC Analizi yapılmaya başlanıldığında KPI lar daha çok kıymetli olacaktır.
ABC Analizi kısaca var olan ürünler 3′ e ayrılır ;
Pahalı değer A grubu= toplam değerin %70 toplam çeşidin %20 kapsar
Orta değer B grubu= Toplam değerin %20 Toplam çeşidin %50 kapsar
Ucuz değer C grubu = Toplam değerin %10 Toplam çeşidin %30 kapsar
Yüksek değerli A kaleminden az miktarda bulundurmak kontrol sıklığını artırarak işlemler yapılmalı.
Orta değerli B kaleminden üretim miktarına göre rakamlar belirlenip %20 fazlası alınarak ve sık aralıklarla periyodik sayımlar yapılarak işlemler yapılmalı.
Ucuz değerli C kalemlerinden bol miktarda bulundurup sık kontrollere gerek duymadan kontrol maliyeti azaltılmalıdır.
Böylece stok yatırımları bariz azaltılabilir/ Özellikle içinde bulunduğumuz piyasa ve satmış olduğumuz ürünler için mevsimlik çalışmalar yapılmalıdır.
Patronlar, Depolarına Neden Misafir Götürmek İstemezler?
Yöneticiler, şirkete gelen misafirleri büyük ve ihtişamlı toplantı odalarında ağırlayıp şirket hakkındaki bilgileri, şirketin olması gereken ama asla hayalden öte gidememiş, özel gösteri tekniği ile hazırlanmış videolardan aktarırlarken salonda bulunan herkes bulundukları ortamdan oldukça keyif alırlar.
Rekabet denilen şey adil şartlarda olmadığında rakibin ne kadar güçsüz olursa olsun sen onu rakip gördüğün sürece seni onun seviyesine inmeye zorlar, bu yüzden önce kendini sonra çalışanlarını sonra tedarikçilerini sonra müşterilerini geliştirmek zorundasınız,
Müşteriniz bilinçlenir ne istediğini bilecek seviyeye gelirse sorgulamaya başlar işte o zaman rakip gördüğünüz firmalar ya sizinle aynı şartlara gelmek için çalışırlar ya da yok olur giderler.
Bu yüzden bildiğiniz doğrulardan ödün vermeyiniz. Unutmayın müşteri fiyat odaklı olursa bir tık ucuzunu bulduğunda sizi terk edecektir, kaldı ki fiyat düştükçe kalite düşecek, kalite düştükçe memnuniyetsizlik seviyesi artacaktır.
Bilmeniz gereken tek şey ürettiğiniz her ne olursa olsun dünya sizin etrafınızda dönmüyor ve asla her müşteriyi mutlu edemezsiniz.
Görmek istedikleriniz sizi sahada beklerken bu salonlarda kendinizi avutmanızın özel bir sebebi olmalı. Unutmayınız hedefi olmayanlar sadece içinde bulundukları mevcut günü kurtarma adına bir şeyler yapmaya çalışırlar, sorunlara çözüm arama kabiliyetiniz ve cesaretiniz var mı?
Bu yüzden şirketlerin depoları yatak odaları kadar ‘’mahrem’’ her an şirketin gücünü göstermek üzere misafir ağırlayacağı toplantı salonları kadar hassas ve düzenli olmalıdır.
DEPO NEDİR?
- Katma değer üreten bir merkezdir…
- Üretim ve nihai müşteri sürecinin en kritik noktasıdır…
- Kâr merkezidir…
- Güvenlik görevlisinden muhasebe departmanına kadar ekip ruhu gerektiren bir birimdir.
- Depodan ne beklediğiniz kadar depo ile hangi ölçüde ilgilendiğiniz de çok önemlidir.
- İş sürecinde hayati bileşenlerden bir tanesi DEPO’ dur.
- Müşteri memnuniyetinin kilit noktasıdır.
AMAÇ; Tüm faaliyetlerin kayıt altına alınıp, optimum personel, minimum zaman, maksimum kazanç ile süreçlerin yönetilmesi.
Siz daha önce ne yapılmış ya da yapılmamış boş verin bütçenizi oluşturup hedeflerinizi belirleyip rakamları yönetime sunun, unutmayın rasyonel olmayan şeylerin konuşulduğu mekanlarda sadece sayılar konuşur.
Depolarda başarı nasıl sağlanabilir?
- Şirket içi kurallar koyulurken gri alanlar kaldırılarak.
- Profesyonel ekip ve ekipman ile yol haritası belirleyerek.
- Depoya hesap sorabilen ve sorulduğunda hesap verebilen, üst yönetime bağlı, sahayı iyi bilip organize edebilecek, yönetici ile başarı kaçınılmaz olur.
- Tabi ki alınan kuralların uygulanması konusundaki hassasiyeti yönetimin göstermesi şartı ile…
- Resimde görüldüğü üzere depo içerisinde gizli kalmış bir köşede unutulmuş malzemeler mevcut, çalıştığınız işletmenin atıl kalan köşelerini hiç ziyaret ettiniz mi?
- Biz onlara karanlık köşeler diyoruz.
Konu ne zaman Depolardan açılsa özellikle üretim yapan şirketlerin ve kar etme amacı ile kurulmuş tüm yapıların depolarına bakmaları gerektiğini savunurum, nedense şirketlerde depolar hep istenmeyen sürekli masraf çıkaran, getirisi olmayan, kimi koysan yönetir düşüncesi ile kurulmuş bölümlerdir ve birçok yerde deponun kime bağlanacağı kararı doğru verilemez. Depo yöneticisini idari işlere bağlayan şirkette gördüm satın alma yöneticisine bağlayan şirketlerde gördüm.
Başarının sırrı ekip olmaktan geçer, birileri başarınıza tanıklık yapmıyorsa neyi nasıl başardığınızın da çok bir önemi olmasa gerek.
Siz siz olun depolarınızda kontrolü elden bırakmayın , süreklilik sizi zinde tuttuğu gibi şirketinizede değer katacaktır, bunu nasıl başaracağım diye uzun,uzun düşünmenize gerek yok bizlerin yerine Japonlar zaten 5S yöntemini bulmuşlar size düşen sadece sahada kendinize göre uyarlayıp uygulamak.
SİZ SAYIN YÖNETİCİLERE BİR DOST TAVSİYESİ
Yarın sabah tüm çalışanlarınızdan 1 saat önce şirketinize gidip tüm sahayı gezin toplantı salonunuz kadar düzen görüyorsanız hemen kendinize bir tatil planı yapın, aksi durum söz konusu ise acil eylem planına geçmenizde yarar olacaktır.
Yoksa ‘’şirketin’’ kayıpları, verdiğiniz ödün ve ucuz çalıştırıp kar ettiğinizi sandığınız personelin giderlerinden çok fazla olacaktır.
FIRTINADA UYUMAK
Kişisel gelişim kitaplarında sıkça birbirine benzeyen hikâyeler ile karşılaşırız,
Günümüzde internetin yaygınlaşması ile birlikte yazarının kim olduğu bilinemeyen birçok hikâye çeşitli değişimlere ya da eklemelere maruz kalarak kulaktan kulağa yayılmıştır. Bende bu hikâyeyi bir iş görüşmesinde şahsına değer verdiğim bir insandan dinlemiştim.
Bir de benim dilimden okumanız için sizlerle paylaşıyorum.
Şehir hayatından bıkan karı koca emekli olduktan sonra ellerindeki para ile bir çiftlik alıp sessiz bir hayat sürmeye karar vermişler, ellerindeki para yüksek bir tepede bir çiftlik satın almaya ancak yetmiş, arkadaşları bu çiftliği almamaları konusunda çok ısrar etmiş olsalar da kısmet deyip almışlar çiftliği.
Yerleştikten sonra işleri idare edemeyeceklerini anlayan çift bir yardımcı bulmaya karar vermişler, ama ne yakındaki köylerden ne de uzaktakilerden kimse onların çiftliğinde çalışmak istemiyormuş.
Müracaat edenlerin hepsi çiftliğin yerini görünce çalışmaktan vazgeçiyor, burası çok yüksek dağın başı fırtına çıksa burada yaşanılmaz siz de vazgeçseniz iyi olur diye de nasihat veriyorlarmış.
Nihayet çelimsiz, orta yaşlı bir adam işi kabul ettiğini söylemiş. Adamın haline bakıp ‘Çiftlik işlerinden anlar mısın?’ diye sormadan edememişler ‘Sayılır’ demiş adam, ‘Fırtına çıktığında uyuyabilirim’. Bu ilgisiz sözü biraz düşünüp, sonra boş verip çaresiz adamı işe almışlar. Haftalar geçtikçe adamın çiftlik işlerini düzenli olarak yürüttüğünü de görünce rahatlamış iyi ki bu adamı işe aldık diye konuşmuşlar aralarında.
Ta ki o fırtına çıkana kadar:
Gece yarısı, fırtınanın o müthiş uğultusuyla uyanmışlar. Öyle güçlü bir fırtınaymış ki bina çatırdıyor, adeta yer yerinden oynuyormuş.
Çiftlik sahibi yatağından fırlayıp adamın odasına koşmuş, ‘Kalk, kalk! Fırtına çıktı. Her şeyi uçurmadan yapabileceklerimizi yapalım.’ Adam yatağından bile doğrulmadan mırıldanmış: ‘Boş verin efendim, gidin yatın. İşe girerken ben size fırtına çıktığında uyuyabilirim demiştim ya.’ Çiftçi adamın rahatlığına çıldırmıştı.
Kızgın ve öfkeli bir tavırla aklından “ertesi sabah ilk işim onu kovmak olacak ama şimdi fırtınaya bir çare bulmam gerekiyor” deyip saman balyalarına koşmuş. A-aa! Saman balyaları birleştirilmiş, üzeri branda ile örtülmüş, sıkıca bağlanmış, ahıra koşmuş, ineklerin tamamı bahçeden ahıra sokulmuş, ahırın kapısı desteklenmiş ineklerin kuzuların yemlikleri dolu keyifleri yerinde. Tekrar evine yönelmiş adam, evin kepenklerinin tamamı kapatılmış her türlü önlem alınmış.
Çiftçi rahatlamış bir halde odasına dönmüş, yatağına yatmadan ihtiyarı sabah kovma düşüncesi ile yüzleşince yüzü kızarmış. Fırtına uğuldamaya devam ederken yatağına uzanan adam gözlerini kapatırken yüzünde bir tebessüm ile mırıldanmış:
“Fırtına çıktığında artık ben de uyuyabilirim”
Son zamanlarda analitik düşünceye sahip sorumluluk alabilecek yönetici ilanları ile karşılaşıyoruz, lakin bu ilanları verirken bizim koyduğumuz kurallar dâhilinde çizgilerini bizim belirlediğimiz sınırlar içerisinde olmak kaydıyla yazmayı unutuyoruz. Hâl böyle olunca sorgulama kurallara uy politikası sonuç vermiyor.
Yöneticinin korku ile değil bilgi, beceri ve deneyimleri ile liderliğini sergileyebileceği, başarının kişisel birikimler ile değil ekip ruhu üzerine yapılan planlarla kazanıldığını ve asla tesadüfen oluşmadığını kabullenmemiz gerekiyor.
Yitirdiğimiz güven duygularını geri kazanarak ülkemizin geleceğini garanti altına alabiliriz, yoksa güvensiz bir ortamda küçük bir rüzgârda savrulup gideriz/SİNİZ.
Recep Koca
A Yangın Güvenlik Sistemleri A.Ş
Depo ve Lojistik Müdürü
Makale Organizasyonunu Yapan:
Ayşe KARAKAYA
Lojistikcilerinsesi.biz
