Depo yönetimi, depo ve sevkiyat sistemini etkin ve verimli bir biçimde işletebilme sanatıdır. Depolar ve malzeme taşıma sistemleri, mal akışında temel unsurlar olup gönderen ile alıcı arasındaki bağlantıyı tesis ve organize ederler. Verimli depo yönetimi, gerekli süreçler hakkında eksiksiz bilgilere sahip olmanın yanı sıra tüm sistemin teknik ve operasyonel olarak başarılı bir şekilde uygulanmasını içeren ileri teknik bilgilere de sahip olmayı gerektirir.
Ancak bu hedefe ulaşmanın genel olarak geçerli ve evrensel kuralları mevcut değildir. Müşterinin sipariş yapısından kaynaklanan gereklilikler, ürün ve hizmetlerin farklılıkları, üretim gereklilikleri vb. daha birçok etmen söz konusudur.
Aşılması gereken önemli bir sorun, sistemin hatasız uygulanmasıyla ilgilidir. Her şeyden önce, başlangıç aşamasındaki hatalar, hem önemli maliyetlere yol açar, hem de bir şirketin orta ve uzun vadedeki iş başarısını tehlikeye atabilecek olan müşteri kaybı, olumsuz piyasa imajı ya da yoğun şikayetler gibi riskleri beraberinde getirir. Uygun ve verimli bir sistem bulmak her zaman esastır.
Depolama terimi yüksek maliyetler ve katma değerli olmayan süreler gibi olumsuz bir izlenim bırakmakla birlikte, uygulamada çoğu şirket çeşitli nedenlerle ürünlerini depolamak zorundadır. Lojistik bakış açısıyla ayırt edici özellik, depolamanın süre ve konum açısından önem arz eden planlanmış bir süreç olduğudur. Neden depolarız sorusunun yanıtları aşağıda belirtilmiştir.
Lojistik performansı artırma: Bir siparişin hemen karşılanması temel müşteri gereksinimlerinden biridir. Sipariş zamanı ile sipariş edilen miktar, büyük miktardaki ürünler için tam olarak öngörülemeyeceğinden, birinci yaklaşım teslimata hazır olma durumunun sağlanması olarak da tanımlanabilecek olan stokta bir miktar ürün bulundurmaktır. Bu süreç, özellikle üretim ve tüketim bölgeleri arasında uzak bir mesafe olduğu ve gümrük işlemlerinin söz konusu olduğu durumlarda haklı bir süreçtir. Uzak pazarlara ancak depolama ile erişilebilir. Günümüzde artan mal ve ürün çeşidi, daha sık verilen daha küçük parti siparişlerine ve her zamankinden daha kısa teslim sürelerine yönelik eğilim, lojistik hizmetini, tedarikçi tercihinde belirleyici bir etmen haline getirmektedir. Bir şirket dağıtım merkezini etkin ve verimli bir biçimde işletmek suretiyle pazarda yer edinebilir, pazardaki yerini koruyabilir ya da iyileştirebilir. Doğal olarak stok yönetimi, fazla stoktan ya da uzun süreli depolamadan kaçınmak amacıyla stokların sürekli kontrolünü ve sipariş verme sisteminin en uygun hale getirilmesini gerektirir.
Üretkenliği sağlama: Tam zamanında teslimat için tasarlanan ve bu çerçevede en az stok ile çalışan tedarik zincirleri, değişkenliklere son derece duyarlıdır. Dolayısıyla tedarikçi tarafında stok bulundurmanın temel sebeplerinden biri de hat duruşları gibi yüksek maliyetli durumlardan kaçınmaktır.
Ek hizmetler sunma: Artık müşteriler yalnız tek bir ürün ya da malzemenin kısa sürede tedarikini talep etmemektedirler. Hemen hemen tüm alanlarda ürün çeşidi ve modelleri artmaktadır. Maliyeti düşük tutmanın yollarından biri standart ve modüler parçalar kullanarak ürün çeşitliliğini mümkün olduğunca sonraki aşamalarda sağlamaktır (erteleme ilkesi). Bu birleştirme hizmetleri gittikçe daha fazla oranda dağıtım merkezlerinde sunulmaktadır. Diğer yandan ürünler uzmanlaşmış dağıtım kanalları yoluyla tedarik edilebilir. Örneğin satış bilgisi (etiket, vb.) ekleme ya da promosyon faaliyetleri dağıtım merkezlerine kaydırılmaktadır.
Taşıma maliyetlerini azaltma: Stok bulundurmanın temel sebeplerinden biri, yüksek kapasiteli araçlar kullanarak ve yükleme kapasitesinden en uygun biçimde yararlanarak (komple yükler) taşıma maliyetlerini azaltmaktır. Ayrıca bu durum mal kabulünde ve dağıtımında elleçleme süreçlerinin de optimal hale getirilmesini de gerektirir. Genel olarak yüksek sıklıkta küçük partilerle ürün taşımak, mevcut kapasitelerin (ekipman, araç, vb.) daha verimli kullanılabileceği birleştirilmiş büyük miktarlı taşımaya göre kesinlikle daha az etkindir. Özellikle perakende ticaret sık teslimatlarla başa çıkacak kapasiteden (kapı sayısı, işgücü, vd.) yoksundur; bu sebeple bu ara aşamalarda (depolarda) siparişlere göre uyarlanmış teslimat miktarları toplanmaktadır.
Üretim ve tüketimi dengeleme: Pazar, uzun zaman önce satıcı odaklılıktan alıcı odaklılığa, dolayısıyla talebe göre üretime (çekme sistemi) dönüşmüş olmakla birlikte, çoğu firma halen ekonomik miktarlarda üretim yapmak zorundadır. Üretim şirketlerinde zaman içinde, girdi ve süreç değişkenlikleri nedeniyle farklı üretim süreleri ve çıktı miktarları ile karşılaşılmaktadır. Üretim tesislerinin ve süreçlerinin sürekli kullanılmasını sağlamak, atıl zamandan kaçınmak için yarı mamullerin stoklanması gerekebilmektedir. Ayrıca belirli üretim süreçleri müdahale edilemeyecek, dolayısıyla kesintisiz bir üretim düzenine (örn. soğutma süreçleri, cam fırınları, vb.) tabi olabilir. Gıda ürünleri gibi bazı iş iş alanları yalnız üretim kapasitesinin değiştirilmesi yoluyla giderilemeyecek olan önemli mevsimsel veya sezonsal dalgalanmalara tabi olabilir. Bu nedenle sezonda üretilen ürünleri stoklanması veya sezon talebini karşılamak üzere sezon öncesi üretim yaparak stoklama yapılmak zorundadır.
Pazardaki konum: Büyük miktarlı alımlarda uygulanan miktar iskontoları, bir başka depolama nedenidir. Stok maliyetinin satıcıdan alıcıya geçmesi, fiyat indirimleri ve tedarik maliyetlerinin (sipariş verme vd.) azaltılması ile dengelenmektedir.
Sürecin bir aşaması olarak depolama: Bazı ürün ya da süreçler için depolama, katma değerli hizmetler (paketleme, etiketleme, vd.) sağlayarak üretim sürecinin bir parçası haline gelmektedir.
Sonuç olarak stok bulundurma yalnız bir depolama meselesi değildir. Daha da belirleyici olması gereken ürün akışlarının en uygun ve etkin bir şekilde yönetimi, bunların ideal birleşimi, miktar ve düzenidir. Bu çerçevede depo yönetimi deponun etkin ve verimli çalışmasında sorumludur, ancak şirketin tedarik zinciri yönetiminin talep ve arzı dengeleme açısından daha büyük sorumluluğu vardır. Deponun da bir kapasitesinin olduğu unutulmamalıdır.
Kaynak: Hompel, M.T., Schmidt, T. (2007), “Warehouse Management: Automation and Organization of Warehouse and Order Picking Systems”, Springer-Verlag, Berlin, ISBN-13: 978-3-540-35218-1
Prof.Dr.Mehmet TANYAŞ
Lojistik Derneği (LODER) Başkanı
mehmettanyas@gmail.com
