Lojistik yönetiminin en önemli konusu olan zaman yönetimi Ford’un ilk otomobil montaj hattını kurmasından sonra görünür ve kullanılır hale gelmiştir. Üretimde zamanın önemi 19. yüz yılın başında anlaşılmış ve yapılan işlerin zamanlamasının ölçülmesi, bunun verimliliğe bağlanması, hatta daha da öteye gidilerek parça başı üretime ücret ödenmesi sistemi uygulanmıştır. Daha hızlı üretimle daha fazla ücret alınmasındaki ironi bir yandan Şarlo’nun (Charles Chaplin) filmlerine konu olup, bir komedi unsuru olarak kullanılırken öte yandan sendikal hareketlerde ön sıraya geçen bir pazarlık unsuru olmuştur. O devirde çalışan işçilerin zaman ölçümlerine karşı büyük tepkileri olurken, bugün zaman ölçümünün iş verimini arttıracağı göz önüne alınarak, daha anlayışla karşılanabilmektedir.
Üretimde sıkça kullanılan zaman yönetimi sisteminin üretimin bir öncesinin ve bir sonrasının yönetildiği, lojistik yönetiminde de önemi büyüktür. Amacın tüm tedarik zincirinin yönetimi olması nedeniyle zaman ölçülmesi ve yönetimi, ürünlerin bekleme noktası olan depolar için de önem kazanmaktadır. Depolar her ne kadar ürünlerin bekleme noktası olarak statik bir anlam verseler bile, içeride yapılan işleri düşündüğümüz zaman çoğu insan gücü olmak üzere, büyük bir harekete ev sahipliği yapmaktadırlar.
Depo yöneticileri her işlemin ne kadar zamanda yapılacağını bilmek ve buna göre insan gücü planlaması yapmak durumundadırlar. 3PL operatörleri verdikleri hizmeti genellikle parça başına vermektedirler. Bu hizmetin maliyetinin ve satış bedelinin tespitinde, o işlerin ne kadar zamanda yapıldığının da bilinmesi fiyatlandırmaya baz teşkil edecektir. Depolardan hizmet alan müşteriler depo operasyonları için pazarlık ederken ihtiyacı olan işlerin kaç kişi tarafından, ne kadar zamanda yapılacağını bilerek pazarlık etmektedirler. Depo operasyonlarında satılan malın maliyeti içinde en büyük payı çalışanların ücretleri, yani çalışma süreleri almaktadır. Depo operasyonlarında iş gücü ihtiyacı dönemsel olarak farklılık göstermektedir. Bu nedenle mesai planlaması, fazla mesailer, ücretli veya ücretsiz izinler planlanmak durumundadır. Bu da ancak düzgün bir zaman yönetimi sayesinde gerçekleşebilir.
Büyük depolarda zaman analizi yapılması son derece kompleks bir iştir. İşçiler, makineler, yöneticiler deponun içinde sürekli hareket halindedir. Bu da aktivitelerin ölçülmesini zorlaştırır. Bu nedenle otomatik ölçümleme sistemleri uygulamaya konulmuştur. Depolarda işgücü planlaması ile ilgili programlar geliştirilmiştir. Depolar büyüdükçe, işçi sayısı arttıkça, ölçümlemelerde işçilerin katılımına daha fazla bağımlı hale geliriz. Ölçtüğümüz işçilerin çalışma sistemidir. Çalışanların katılımının sağlanamadığı bir zaman ölçümü başarılı olamaz. Sistemin her zaman kandırılması mümkündür. Bu ölçümlemelerin çalışanların lehine olacağının, onların çalışma koşullarını düzenleyeceğinin, iş yapma verimlerinin artacağının açıklanması şarttır. Bunun da işverenin için karlılığının artacağı ve çalışanlar için de iş yapma ve ücret alma yapılarında iyileştirmelere fırsat sağlayacağını anlatmak zorundayız.
Çalışma zamanı içinde boşa geçen, üretken olmayan zamanın çalışanı ve çalıştıranı da zarara sokacağının, üzeceğinin bir şirket kültürü olarak verilmesi eğitim bölümünün işidir. Çalışanlar akşam evlerine giderken işe yaramış olmanın huzuru içinde gitmelidirler. Bu sayede ölçümlemelerin sağlıklı yapılması, planlamanın gerçek değerlere dayandırılması sağlanacaktır. Elde edilen bilgilerin işçilerle paylaşılması da katılımın sahiplenmesi ve devamının daha rahat sağlanması açısından tavsiye edilmektedir.
Üreticilik ve iş kalitesi birbirleri ile ilintili iki kavramdır. Eğer bir iş gereği gibi yapılamıyor, gereken iş kalitesi sağlanamıyorsa tekrar edilmesi gerekmektedir. Bu da üretkenliğin başta gelen sorunudur. Bazen kalite düşüklüğü sadece yeniden yapılması ile çözümlenemez, müşterinin kaybına, hatta sektörden atılmaya kadar gidebilir. Üretirken zamanın ölçülmesi ve planlanması sırasında kaliteyi kaybetmeyecek kadar yavaş ancak üretkenliği azaltmayacak kadar da hızlı çalışılması gerekmektedir. En hızlı çalışan işçi en çok hatayı yapacak olan işçidir. İşten ilk çıkartılacak işçi ise, en yavaş çalışan işçidir. Gerek işverenin gerek çalışanın bu ikilemden haberdar olması ve bunu hissederek çalışması gerekmektedir.
Zaman yönetimi depo operasyonları için benchmarking çalışmalarında da temel ölçüdür. İşlerin kaç dakikada veya saatte yapıldığının parça başına, koli başına veya palet başına ölçülmesi, karşılaştırılması ve geliştirme çalışmalarının yapılması yanında, makinelerin ve çalışanların çalışma süreleri, çalışma verimliği, yani birim zamanda ne kadar iş yaptıkları, çalışma hızları, yani belli işi ne kadar zamanda yaptıklarının hep ölçülmesi, panolarla çalışanlara duyurulması, ödüllere konu olması veya performans değerlendirme görüşmelerinde masa üzerine konması gereken konulardır.
Her zaman söylediğim gibi yönetmek ancak ölçmekle mümkün olmaktadır. Ölçemediğimiz şeyi yönetemediğimiz, toplam kalitenin başlangıç mesajıdır. Ölçmek işe ancak elinizde referans noktası veya değerleri varsa anlamlıdır. Ölçebildiğiniz her şeyi ölçmenizi öneriyorum. Ölçümleriniz için referansları arayınız. Rakiplerinizden, derneklerinizden, üniversitelerden bulabilirisiniz. Bulamazsanız da paniğe kapılmayın her zaman ölçtükleriniz için bir önceki ölçümünüzü referans olarak kullanma şansınız olacaktır. Başarmak için geliştirmek gerekiyor. Gelişim bir yandan rakiplerinizin önünde olmak olduğu kadar, aynı zamanda bir an önce olduğunuz noktadan daha iyi bir yerde olmak değil midir. Ben başkalarının ne yaptığını yarış yapmak için takip etme taraftarı değilim. O bize sadece hangi katagoride yarıştığımızı göstermeli. Gerçek yarış kişinin kendisi ile yaptığı yarış olmalı. İnanıyorum ki bir yarışı birinci bitiren kişinin aldığı zevkten daha önemlisi insanın kendi rekorunu kırmasıdır. Yeni rekorların sizler için olmasını diliyorum
Atilla Yıldıztekin
Hazırlayan: Ezgi Genç, Uşak Üniversitesi, Lojistik Yönetimi öğrencisi, Lojistikçilerin Sesi Proje Koordinatörü
