Kayıtlı e-posta ( KEP ) , yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli e-posta olarak tanımlanmaktadır.
BTK ( Bilişim Teknolojileri ve İletişim Kurumu ) tarafından yetkili kılınmış hizmet sağlayıcılardan alınabilir. KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı, kurumlar ve şahıslar arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilmektedir.
Başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilmektedir. Kâğıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlamaktadır.
Hizmet sağlayıcılar KEP sisteminin ticari hayatta kullanımı kolaylaştırmak ve yaygınlaştırmak için bazı katma değerli çözümler geliştirmektedir. Lojistik sektörü gibi personelin farklı coğrafi bölgelerde çalıştığı sektörler için insan kaynakları çözümleri daha da önem kazanmıştır. İnsan kaynakları bölümleri ve bordro hazırlayan özlük işlerine yardımcı olan KEP İnsan Kaynakları çözümü lojistik sektöründe de kullanılmaya başlamıştır.
Dağıtık yapılarda yaratılan değer, maliyet avantajı çok fazla olmaktadır.
Bordroların yazdırılması, zarflanıp farklı lokasyonlara gönderilmesi, imzalanmasının sağlanıp geri toplanması, ayrı ayrı çalışan zamanının harcanması ve postalama ile sevkiyat maliyeti harcanmasını gerektirmektedir.
İnsan kaynakları süreçlerinde en fazla baş ağrıtan durumlardan biri de ihtar çekmek gereken durumlardır. Bunlar, hem can sıkıcı hem de maliyetlidir. Üst düzey yöneticinin gereksiz enerjisini alması da cabası. Tüm bu süreçleri, hem kağıtsız, hem hızlı, hem de kanuna uygun yapmak, lojistik sektöründe görüşülen yöneticilerin çok fazla ilgisini çekmektedir. Bir de bunlara maliyet avantajı sağlamak eklenince, reddedemeyecekleri bir öneri olmaktadır. Geleneksel süreçlerle e-süreçlerin karşılaştırmalı maliyetleri, üst yönetim kademesi için de ikna edici unsurlar sunmaktadır. Bir çok sektör şirketinin yakın zamanda, e-dönüşümün ( KEP, e-imza, e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye ) bir çok bileşenini hayata geçirmiş olacaklarını tahmin ediyoruz.
Lojistik sektöründe beyaz yakalılar, çoğunlukla merkez ofislerde çalışsa da, bölge ve şube ofislerinin yurtiçi ve yurtdışında dağınık olması bir çok beyaz yakalının da farklı lokasyonda bulunması, uygulamada KEP İK’yı zorunlu hale getirmektedir.
Sektörün mavi yakalıları ise, büyük çoğunlukla sürücüler ve depo çalışanları olduğu için doğası gereği zaten hiç ofiste durmuyorlar. Başka bir deyişle, özellikle sürücülerin maaş bordrolarını imzalatmak neredeyse olanaksızdır. Bir de bunlara ihtar gibi resmi tebliğ zorunluluğu eklendiğinde KEP İK vazgeçilmez oluyor.
Maaş artışı bildirimi, pozisyon değişikliği gibi resmi tebliğ gerektirmeyip gönderimin şansa bırakılmayacağı durumlar da eklenebilir.
R.Osman Circi
İDE Bilişim Destek Hizm.Ltd.Şti.
